Wenn du eine Lern-App wechselst oder wissen möchtest, was deine Hochschule über dich speichert, lohnt sich eine konkrete Frage: Welche Daten betrifft dein Anliegen, und möchtest du eine Auskunft, eine Korrektur, einen Export oder eine Löschung? Diese Rechte sind nicht austauschbar. Ein Exportknopf in einer App beschreibt zunächst eine Produktfunktion, nicht den vollständigen Umfang eines gesetzlichen Anspruchs.
Die folgenden Hinweise helfen dir bei der Vorbereitung einer Anfrage. Bei einer strittigen Verarbeitung oder einer Aufnahme mit sensiblen Inhalten kann die zuständige Datenschutzstelle deinen konkreten Fall einordnen.
Welche Lerninhalte sind personenbezogen?
Die DSGVO erfasst Informationen über identifizierte oder identifizierbare Personen. Eine erkennbare Stimme, ein Name in einer Mitschrift oder eine zuordenbare Äußerung kann dazugehören. Eine abstrakte Formel ohne Personenbezug wird dagegen nicht allein dadurch personenbezogen, dass du sie für dein Studium notierst.
Betrachte Inhalt und Kontodaten getrennt. Selbst wenn dein Skript keine personenbezogenen Aussagen enthält, können Kontokennung und Nutzungsprotokolle personenbezogen sein. In einer Gesprächsaufnahme können außerdem Daten mehrerer Menschen vorkommen. Dein eigener Auskunftsanspruch bedeutet nicht, dass du beliebig über deren Daten verfügen darfst.
„Nur für mich“ beantwortet nicht alle Rechtsfragen
Die Haushaltsausnahme betrifft ausschließlich persönliche oder familiäre Tätigkeiten. Ob sie auf eine konkrete Verarbeitung passt, hängt vom Zusammenhang ab. „Auf meinem Gerät gespeichert“ und „unterliegt nicht der DSGVO“ sind daher keine gleichbedeutenden Aussagen. Auch eine Weitergabe muss im jeweiligen Zusammenhang beurteilt werden.
Unabhängig davon schützt § 201 StGB das nichtöffentlich gesprochene Wort vor unbefugter Aufnahme und bestimmten weiteren Verwendungen. Datenschutz, Aufnahmeerlaubnis und Hochschulregeln sind deshalb getrennt zu prüfen. Die Anleitung zu Vorlesungsaufnahmen in Deutschland zeigt, welche Angaben du vor einer Aufnahme klären solltest.
Eine Erlaubnis zur privaten Aufnahme ist außerdem keine automatische Zustimmung zur Verarbeitung durch einen externen KI-Dienst. Beschreibe diesen Verarbeitungsschritt ausdrücklich, bevor du Material mit fremden Stimmen oder vertraulichen Informationen hochlädst.
Was willst du mit deiner Anfrage erreichen?
| Anliegen | Nützlicher Ausgangspunkt |
|---|---|
| Du möchtest wissen, welche Daten über dich verarbeitet werden | Auskunft nach Art. 15 DSGVO |
| Eine gespeicherte Angabe ist falsch | Berichtigung nach Art. 16 |
| Daten sollen nicht weiter gespeichert werden | Voraussetzungen und Ausnahmen des Art. 17 prüfen |
| Du möchtest bereitgestellte Daten zu einem anderen Anbieter mitnehmen | Datenübertragbarkeit nach Art. 20 prüfen |
| Du beanstandest eine bestimmte Verarbeitung | Widerspruch oder Beschwerde je nach Sachverhalt prüfen |
Der Europäische Datenschutzausschuss unterscheidet bei Auskunft und Übertragbarkeit insbesondere zwischen bereitgestellten und abgeleiteten Daten. Eine KI-Zusammenfassung ist daher nicht ohne Weiteres eine von dir bereitgestellte Datei im Sinne des Art. 20. Zugleich können personenbezogene abgeleitete Informationen vom Auskunftsrecht erfasst sein.
Praktisch solltest du vor einem Wechsel die verfügbaren Exporte testen: Öffne die Datei außerhalb der App, kontrolliere Text und benötigte Anhänge und bewahre die Sicherung auf, bevor du Inhalte löschst. Eine PDF kann als lesbare Sicherung nützlich sein, ohne alle Funktionen des ursprünglichen Kontos zu erhalten.
So bereitest du einen Auskunftsantrag vor
Die Datenschutzaufsicht Baden-Württemberg stellt ein Musterschreiben nach Art. 15 bereit. Sie erläutert, dass du zunächst eine Bestätigung verlangen kannst, ob personenbezogene Daten über dich verarbeitet werden. Auch die Mitteilung, dass keine entsprechenden Daten verarbeitet werden, kann das Ergebnis sein.
Sammle für deine Anfrage:
- die Kontoadresse oder andere notwendige Angaben, mit denen sich dein Konto zuordnen lässt;
- den Dienst beziehungsweise Hochschulbereich, um den es geht;
- eine verständliche Beschreibung deines Anliegens;
- bei Bedarf einen Zeitraum oder Vorgang, der die Suche erleichtert;
- einen sicheren Rückkanal und eine Kopie deiner Anfrage.
Eine mögliche Formulierung lautet: „Bitte teilen Sie mir mit, ob Sie personenbezogene Daten über mich verarbeiten. Falls ja, bitte ich um Auskunft nach Art. 15 DSGVO und eine Kopie der mich betreffenden personenbezogenen Daten. Mein Konto ist unter der folgenden E-Mail-Adresse registriert.“ Ergänze dein konkretes Anliegen, ohne unnötige zusätzliche Daten mitzuschicken.
Schicke einen Ausweis nicht vorsorglich unaufgefordert mit. Wenn weitere Identifikationsangaben verlangt werden, kläre, weshalb sie benötigt werden und wie du sie sicher übermitteln kannst.
Frist, Löschung und Rückfragen
Notiere den Eingang deiner Anfrage. Art. 12 sieht grundsätzlich eine Antwort innerhalb eines Monats vor; eine begründete Verlängerung muss rechtzeitig mitgeteilt werden. Eine automatisch versandte Empfangsbestätigung ist hilfreich, ersetzt aber nicht die inhaltliche Bearbeitung.
Bei einer Löschung kann der Anbieter bestimmte Daten weiterhin benötigen, etwa aufgrund gesetzlicher Pflichten oder für Rechtsansprüche. Frage nach den betroffenen Daten, dem Grund und der vorgesehenen Dauer. „Kommerzielle App“ bedeutet nicht, dass sämtliche Ausnahmen ausgeschlossen wären.
Bewahre bei einer unklaren oder ausbleibenden Antwort den Schriftverkehr auf. Die zuständige Aufsichtsbehörde findest du über die Datenschutzhinweise und die offiziellen Behördenverzeichnisse. Nach Art. 77 kannst du dich insbesondere an die Aufsicht an deinem gewöhnlichen Aufenthaltsort, deinem Arbeitsplatz oder dem Ort des mutmaßlichen Verstoßes wenden. Zuständigkeiten können sich je nach Träger und grenzüberschreitender Verarbeitung unterscheiden; nicht jede Hochschule ist eine öffentliche Landeshochschule.
Speicherort und Verarbeitungsort getrennt prüfen
Ein Dienst kann Dateien in Frankfurt speichern und für die Spracherkennung einen Anbieter außerhalb der EU einsetzen. Die Aussage zum Speicherort beantwortet deshalb nicht, wohin Inhalte bei ihrer Verarbeitung gelangen.
Die Europäische Kommission erläutert Standardvertragsklauseln als mögliche Garantien für Übermittlungen in Drittländer. Solche Klauseln machen nicht jede Datenverarbeitung automatisch rechtmäßig. Weitere Voraussetzungen, die konkrete Umsetzung und gegebenenfalls ergänzende Maßnahmen bleiben zu prüfen.
Bei einer sensiblen Aufnahme solltest du deshalb vor dem Upload vier Dinge klären: Erlaubnis für den Zweck, beteiligte Anbieter, Verarbeitungsländer und Aufbewahrung. Ein pauschaler Werbesatz zur DSGVO beantwortet diese Fragen nicht. Für hochschulbezogene Forschung oder Patientendaten nutze nur den dafür freigegebenen Ablauf.
Wo Notibo hineinpasst
Notibo speichert Inhalte bei Supabase in Frankfurt. Transkription und KI-Notizen werden durch US-Anbieter auf Grundlage von Standardvertragsklauseln verarbeitet. Die Audiodatei bleibt nach erfolgreicher Verarbeitung nicht als abspielbares Archiv erhalten. Wenn du das Original später kontrollieren musst und aufbewahren darfst, sichere deine eigene Datei separat.
Prüfe die Datenschutzerklärung und die Erlaubnis für dein Material, bevor du es hochlädst. Für einen unverfänglichen Funktionstest kannst du eine eigene Erklärung ohne fremde personenbezogene Daten aufnehmen. Der Vergleich der Notiz-Apps für Studierende hilft anschließend bei der Wahl des passenden Arbeitsablaufs.