De fleste møder ender på samme måde. Der bliver talt i en time, alle nikker, og to dage senere kan ingen huske, hvem der skulle gøre hvad. Beslutningen blev truffet, men den forsvandt et sted mellem mødelokalet og indbakken.
Et godt mødereferat er det, der forhindrer netop dét. Det er forskellen på et møde, der skaber handling, og et møde, der bare skaber endnu et møde.
Hvorfor de fleste mødereferater fejler
Det typiske referat er enten alt for langt eller alt for tyndt. Enten skriver nogen næsten ordret, hvad der bliver sagt, så referatet bliver en mur af tekst, ingen orker at læse. Eller også står der tre løse stikord, der ikke giver mening en uge senere.
Begge dele svigter samme formål. Et referat skal ikke gengive samtalen. Det skal fange, hvad I besluttede, hvem der gør hvad, og hvornår det skal være færdigt. Resten er støj.
Hvad et godt mødereferat indeholder
Et brugbart referat har kun fire dele, og de er altid de samme:
- Beslutninger. Hvad blev der konkret besluttet? Ikke hvad I diskuterede, men hvad I landede på.
- Action items. Hvilke opgaver kom ud af mødet, og hvem ejer hver enkelt? En opgave uden en ansvarlig bliver aldrig løst.
- Deadlines. Hvornår skal hver opgave være færdig? "Snart" er ikke en deadline.
- Åbne spørgsmål. Hvad nåede I ikke at afklare, og hvad venter til næste gang?
Når de fire ting er på plads, kan enhver, der ikke var med, læse referatet og forstå, hvad der skal ske. Det er testen.
Skabelonen
Her er en skabelon, du kan kopiere direkte ind i dit noteværktøj. Den fungerer til alt fra et hurtigt teammøde til et kundemøde:
Møde: [emne]
Dato: [dato]
Deltagere: [navne]
BESLUTNINGER
- [hvad blev besluttet]
ACTION ITEMS
- [opgave] — ansvarlig: [navn] — deadline: [dato]
- [opgave] — ansvarlig: [navn] — deadline: [dato]
ÅBNE SPØRGSMÅL
- [hvad mangler at blive afklaret]
NÆSTE MØDE: [dato eller "ikke planlagt"]
Hold den kort. Hvis referatet fylder mere end en halv side, har du sandsynligvis skrevet samtale ned i stedet for beslutninger.
Sådan tager du noterne undervejs
Den svære del er at notere, mens du også deltager i mødet. Et par vaner gør det lettere:
- Skriv kun ned, når noget bliver besluttet, eller når nogen får en opgave. Lad resten passere.
- Sig action items højt, før mødet slutter: "Så det er dig, der følger op på det her, og det skal være klar på fredag?" Det fanger misforståelser, mens alle stadig er i rummet.
- Send referatet samme dag. Et referat, der kommer en uge senere, er allerede glemt.
De typiske fejl
Den første fejl er at skrive alt ned. Du ender med en transskription, ikke et referat, og ingen læser den. Vælg det vigtige.
Den anden fejl er action items uden en ejer. "Vi bør kontakte leverandøren" er ikke en opgave. "Mette kontakter leverandøren inden onsdag" er.
Den tredje fejl er at vente med at skrive det rent. Hukommelsen om, hvad der egentlig blev sagt, falder hurtigt. Skriv referatet, mens mødet stadig er friskt.
Lad AI tage referatet for dig
Selv med en god skabelon er det svært at deltage aktivt i et møde og skrive et ordentligt referat på samme tid. Du går glip af pointer, mens du noterer, eller du noterer for lidt, fordi du vil følge med.
Det er præcis det problem, AI løser. Notibo optager mødet, transskriberer det, og laver automatisk et struktureret referat med beslutninger og action items, så du kan være fuldt til stede undervejs og alligevel få et færdigt referat bagefter. Du kan læse mere om, hvordan AI tager mødereferater, hvis du vil se, hvordan det fungerer i praksis.
Den bedste vane er stadig at vide, hvad et godt referat indeholder. Men selve skrivearbejdet behøver du ikke at gøre i hånden længere.