Kan AI tage referat af møder? Sådan virker det

Kort svar først: ja, AI kan tage referat af et møde, og det, du får, er et udkast. Værktøjet optager mødet, laver talen om til tekst og koger teksten ned til et resumé med de opgaver, der blev fordelt. Teams, Zoom og Google Meet kan gøre det inde i opkaldet, hver med sin egen licens eller plan, og andre værktøjer optager fra en mikrofon i lokalet. Du læser stadig udkastet samme dag og retter navne, datoer og beslutninger. Og før noget af det skal deltagerne vide, at mødet bliver optaget.

I en artikel fra 2017 beskrev Harvard Business Review lederes mødetid som næsten 23 timer om ugen mod under 10 i 1960'erne. Tallene er historiske og siger ikke, hvordan din arbejdsuge ser ud. Microsofts Work Trend Index fra 2023 byggede på svar fra 31.000 fuldtidsansatte og selvstændige i 31 markeder, og 55 procent svarede, at de næste skridt er uklare, når mødet slutter. Referatet findes for at løse det, og det er let at udskyde, til ingen kan huske, hvad der blev aftalt.

Hvad sker der, når AI tager referat?

Det sker i lag oven på hinanden, og det hjælper at holde dem adskilt, for de fejler på hver sin måde.

Trin 1: tale bliver til tekst

Værktøjet lytter til optagelsen og skriver et transskript, hvert ord i rækkefølge. Det er fundamentet. Et navn, der bliver hørt forkert her, er forkert i alt, hvad der bygger på det, så sproget og lydkvaliteten betyder mere i dette trin end i noget andet.

Trin 2: teksten koges ned

En sprogmodel læser transskriptet og trækker det ud, der betød noget: hvad der blev drøftet, hvad der blev aftalt, og hvad der står åbent. Udkastet bør holde sig til det, der blev sagt, men modellen kan også tilføje noget forkert eller gøre en vag drøftelse til en tilsyneladende beslutning. Derfor skal resultatet kontrolleres.

Trin 3: resuméet får en struktur

Til sidst bliver resuméet lagt under overskrifter, med opgaverne skilt fra diskussionen. Det er forskellen på et transskript og noter: det ene er alt, det andet er det, du kan sende rundt og handle på.

Hvordan foregår det fra møde til sendt referat?

Rutinen er kort. Du siger det til deltagerne, starter optagelsen og deltager i mødet i stedet for at skrive. Når mødet slutter, behandler værktøjet lyden og afleverer et udkast. Du læser det, retter det og sender det. Hele gevinsten ligger i, at det første udkast er der, når du sætter dig.

Tag et projektmøde på 45 minutter med fem deltagere. Transskriptet fylder mange sider. Udkastet, der kommer tilbage, kan være på én: et par overskrifter, opgaverne med navne, de spørgsmål, der står åbne. Projektlederen læser det og retter to ting. Én dato er forkert, fordi to datoer blev nævnt i samme åndedrag. Én opgave mangler et navn, fordi personen sagde "den tager jeg". Så bliver det sendt, samme eftermiddag.

Den sidste del er den, der betyder noget. Et referat skrevet en uge senere er skrevet efter hukommelsen, og det kan læseren mærke. Er det selve opbygningen af referatet, du kæmper med, giver en skabelon til mødereferater dig de fire overskrifter, du skal ramme.

Skriver jeres mødeplatform allerede referatet?

Måske. Er jeres møder videoopkald, har platformen sandsynligvis en assistent, og de tre store har hver sin betingelse.

Microsofts vejledning til administratorer beskriver to måder at køre Copilot på i et møde. Den ene, "During and after the meeting", arbejder ud fra en transskription, som nogen har startet. Den anden, "Only during the meeting", arbejder ud fra tale-til-tekst-data, der ikke bliver gemt, når mødet slutter. Slår arrangøren Copilot fra, bliver optagelse og transskription slået fra sammen med den.

Zooms to sider siger ikke det samme. Produktsiden skriver, at den gratis Workplace Basic-plan giver resuméer af tre møder om måneden, som du selv er vært for, mens supportsiden nævner en bruger med licens på en betalt Workplace-plan som kravet. Supportsiden skriver også, at resuméet kan bruge modeller fra tredjeparter, og at deltagerne kun får det, hvis værten vælger at dele det. Googles hjælpeside skriver, at Meet giver alle deltagere besked om, at der bliver taget noter, og at notedokumentet gemmes i arrangørens Drive. For et dansk møde er sproglisten det vigtigste på den side: dansk står der ikke. De selvstændige apps er sammenlignet i bedste apps til mødereferater.

Hvad er AI god til, og hvor går det galt?

Den er god til det, mennesker er dårlige til. Den, der skriver, mens der bliver talt, går glip af det, der bliver sagt imens. En optagelse går ikke glip af noget, mikrofonen kunne høre, og udkastet har samme form hver gang, uanset hvem der ledte mødet.

Det går galt forudsigelige steder. Navne, produktnavne og forkortelser bliver hørt forkert. To, der taler samtidig, bliver til én rodet sætning. Et sprog, værktøjet klarer dårligere end engelsk, giver mere af det hele, og det gælder også dansk hos de værktøjer, der er bygget til engelsk først. Og modellen kan ikke vide, hvad jeres team mente, kun hvad det sagde.

• Den gengiver det, der blev sagt, ikke det, der blev ment. "Det bør vi kigge på" bliver til en opgave eller til ingenting, og modellen kan ikke vide hvilket.
• Den kender ikke jeres folk. En opgave givet til "dig" mangler et navn, og kun en, der var til stede, kan sætte det på.
• Den har ingen fornemmelse for, hvad der er fortroligt. En bemærkning om en kollega bliver opsummeret som alt andet.

Møder på to sprog er en sag for sig. Googles noter klarer ét sprog pr. møde, og Zoom skriver sit resumé på det sprog, de fleste deltagere talte. Skifter jeres team mellem dansk og engelsk i samme møde, så test præcis det, før I overlader det til et værktøj.

Hvad skal du tjekke i udkastet?

Læs det, som du ville læse et referat skrevet af en ny kollega: med velvilje, og med en kuglepen. De samme fejl går igen så tit, at de kan stå som en tjekliste.

Afsæt tid efter mødets længde og indhold. Skal meget skrives om, så sammenlign udkastet med transskriptet: fejlen kan ligge i lyden, talegenkendelsen eller selve opsummeringen. Ret først de beslutninger og opgaver, som andre skal handle på.

Skal du fortælle folk, at du optager?

Ja. En optagelse af et møde rummer stemmer, navne og holdninger, og det er behandling af personoplysninger, som kræver et lovligt grundlag. Datatilsynet har et afsnit om optagelse af digitale møder, og det beskriver, hvornår et møde må optages.

• Dokumentation. Du kan optage uden de andres samtykke for at dokumentere, hvad der er sket og sagt, hvis det i praksis ikke er muligt at dokumentere mødets indhold på anden vis. Datatilsynet henviser til sine principper for telefonsamtaler, hvor testen er, om notater eller efterfølgende korrespondance kan dokumentere indholdet uden betydelige praktiske vanskeligheder.
• Samtykke. Kan du ikke begrunde, at optagelsen er nødvendig, kan du som udgangspunkt kun optage, hvis du får samtykke fra de øvrige deltagere. Et samtykke skal være en aktiv og utvetydig handling. Tavshed og inaktivitet tæller ikke.
• Fravalg ved en faglig eller social relation. Har deltagerne en faglig eller social relation af den slags, for eksempel advokater eller sagsbehandlere, der drøfter en sag, kan det være nok, at ingen frabeder sig optagelsen, efter at de har fået at vide, at mødet bliver optaget.

Datatilsynet tilføjer, at hvis en deltager senere fortryder, at vedkommende accepterede optagelsen, bør den som udgangspunkt slettes, eller deltageren gøres ugenkendelig i den, og at du skal tage stilling til, hvor længe optagelser bliver gemt. Tilsynet minder også om straffelovens § 263: du må kun optage samtaler, du selv deltager i, eller hvor mindst én deltager har givet samtykke.

Samme side nævner oplysningspligten over for deltagerne og reglerne om overførsel til lande uden for EU. I afsnittet om telefonsamtaler foreslår Datatilsynet en generel slettefrist, for eksempel tre måneder, for optagelser lavet til dokumentation. Det er ikke en generel frist for mødeoptagelser. Fastlæg jeres egen slettefrist ud fra formålet og de gældende krav.

EU-Kommissionen har en pointe, der betyder noget på en arbejdsplads: et samtykke er ikke frivilligt, hvor der er en klar ubalance, og den nævner arbejdsgiver og medarbejder som eksemplet. Et ja fra et team til sin egen leder er derfor et svagt grundlag i sig selv. Skal optagelser være fast praksis på en arbejdsplads, må organisationen tage stilling til, hvad de bygger på, og deltagerne skal have det at vide. Sig det i starten af mødet, og skriv det i indkaldelsen.

Hvor ender optagelsen?

Spørg ethvert værktøj, hvor filerne ligger, og hvor lyden bliver behandlet. Svarene er ofte to forskellige lande. En tjeneste kan opbevare dine noter i EU og sende lyden til en tale-til-tekst-udbyder i USA under EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser. Bestemmelserne er et anerkendt grundlag for den overførsel, og til et møde om afskedigelser eller en kundes kontrakt vil du gerne vide det på forhånd.

Spørg også, hvad der sker med lyden bagefter. Når referatet er godkendt, har lyden gjort sit arbejde. Et værktøj, der sletter den, eller en slettefrist, du selv sætter, efterlader mindre, der kan slippe ud, blive krævet udleveret eller blive glemt i en gammel konto.

Gælder et AI-referat som formelt referat?

Det er et udkast, og intet ved godkendelsen ændrer sig. Et formelt referat tilhører det organ, der holdt mødet. Et universitets håndbog beskriver den sædvanlige rækkefølge: formanden godkender udkastet, og udvalget godkender referatet på sit følgende møde. Andre formelle organer har deres egne regler, og princippet er det samme: det er organet, der godkender referatet, ikke værktøjet.

Det, der ændrer sig, er udgangspunktet. Referenten begynder med en fuld gengivelse og et første udkast og bruger tiden på at kontrollere i stedet for at rekonstruere. I et formelt organ er det værd at beslutte, og skrive ned, at det godkendte referat er det gældende, og at optagelsen slettes, når referatet er godkendt.

Hvordan forbereder du et møde, så udkastet kan bruges?

Det meste af det, der gør et udkast godt, sker, før værktøjet kommer ind i billedet. Et møde, hvor beslutningerne bliver sagt tydeligt, giver et tydeligt referat, med eller uden AI.

Før mødet

• Skriv i indkaldelsen, at mødet bliver optaget til brug for referatet, og hvem man skal sige det til, hvis det er et problem.
• Send en dagsorden. Modellen har lettere ved det, når samtalen følger en kendt rækkefølge.
• Prøv mikrofonen i det lokale, I skal bruge. En computer midt på bordet er bedre end en for enden.

Under mødet

• Sig det igen i starten, og vent på et svar, før du trykker optag.
• Brug navne, når opgaverne bliver fordelt: "Mette sender tilbuddet inden fredag", ikke "den tager du".
• Luk hvert punkt ved at sige beslutningen højt. Det hjælper dem i lokalet lige så meget som værktøjet.
• Stop optagelsen, når mødet drejer over i noget, der ikke skal optages.

Efter mødet

• Læs udkastet samme dag, med tjeklisten ovenfor ved siden af.
• Send referatet til alle, der var med, og til dem, der skulle have været der.
• Slet optagelsen, når referatet er godkendt, eller på den dato, du skrev i indkaldelsen.

Hvor Notibo passer ind

Notibo optager et møde i browseren på din computer eller telefon, fra mikrofonen, og der er intet at installere. Til et videomøde kan den tage lyden fra en fane i Chrome eller Edge, og på Windows lyden fra hele systemet. Ingen robot går med i opkaldet. Du kan også uploade en optagelse, du har i forvejen, og siden om transskribering viser hvordan.

Du får et transskript og strukturerede noter med resumé, hovedpunkter og handlinger, på det sprog, der blev talt. Notibo transskriberer 78 sprog, også dansk. Transskript og noter kan rettes i appen, hentes som PDF eller Word og deles med et link, der giver læseadgang.

Kend grænserne, før du bruger det til referater. Transskriptet deles kun op efter taler, hvor Notibo kan skelne stemmerne, så i et møde med mange stemmer sætter du selv navnene på. Tjeklisten ovenfor gælder for Notibos udkast som for alle andres.

Lyden slettes efter vellykket behandling, når transskriptionen er gemt. Filerne ligger i EU, i Frankfurt, og transskription og AI-noter kører hos databehandlere i USA under EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser. Privatlivspolitikken nævner hver af dem ved navn.

Pro er gratis i 14 dage med 240 minutters optagelse, og du skal ikke bruge et betalingskort. Prøveperioden begynder ved din første optagelse og slutter af sig selv, og bagefter beholder kontoen 30 minutter om måneden på gratisplanen. Pro koster 79 kr. om måneden eller 699 kr. om året, med 1.200 minutter om måneden, og prissiden har detaljerne.