Transskriber interviews til specialet: regler og værktøjer

Kort svar først: du optager kun med samtykke, og du har selv ansvaret for dataene. AU, SDU og CBS skriver det alle tre. Transskribér i et værktøj, din uddannelse har godkendt. AU Library peger på Whisper Transcription og Transcriber på UCloud, og SDU's bibliotek skriver, at transskriberingen i Word ikke overholder GDPR. Regn med 5 til 10 minutters arbejde per minut tale, som Aarhus Universitets Metodeguide skriver, og slet lyden, når opgaven er bedømt og klagefristen er udløbet.

Alt nedenfor bygger på sider, universiteterne selv har lagt offentligt ud: AU, SDU, CBS, RUC og KU, plus Datatilsynet. Reglerne ligner hinanden, men detaljerne afviger, og din egen uddannelse kan være strengere end universitetets fælles side. Studieordningen og vejlederen går forud for denne tekst. Det gælder især, hvis dine interviews handler om helbred eller andre følsomme oplysninger.

Hvem har ansvaret for dine interviewdata?

Du har. Specialet skrives inden for universitetets rammer, men de universiteter, der skriver det offentligt, lægger ansvaret for interviewdata hos den studerende, der har indsamlet dem.

• Aarhus Universitet. AU's side om personoplysninger i opgaver og speciale siger, at når du selv indsamler personoplysninger til en opgave eller et speciale, er du ansvarlig for dem. Det betyder samtykke, respekt for de registreredes rettigheder, sikker opbevaring og en fortegnelse over behandlingen. AU Library skriver det samme på sin side om AI: som studerende har du selv dataansvaret.
• Syddansk Universitet. SDU's tjekliste Jeg indsamler selv data til brug i min opgave taler til dig "som dataansvarlig" og gælder opgaver, bachelorprojekter og specialer.
• CBS. CBS Librarys guide om personoplysninger skriver, at du er ansvarlig for data, du indsamler til speciale eller opgave, og kalder dig data controller, når den forklarer pligten til at føre en fortegnelse.
• RUC. Roskilde Universitetsbiblioteks guide om datahåndtering henviser til universitetets GDPR-råd til studerende og to samtykkeskabeloner, men selve rådene ligger på RUC's intranet bag login.
• Københavns Universitet. Jeg fandt ingen offentlig KU-side for studerende på niveau med AU's. KU's side om persondatabeskyttelse oplyser, at universitetets databeskyttelsesrådgiver rådgiver både ansatte og studerende.

Skriver I sammen, deler I ansvaret. AU og CBS kræver en aftale om fælles dataansvar, når to eller flere studerende indsamler personoplysninger til samme opgave eller speciale. Aftalen betyder, at alle i gruppen står inde for alle data, også de interviews, en anden har lavet. Hvordan I i øvrigt fordeler arbejdet, står i gruppearbejde og projekter på danske universiteter.

For dig betyder det, at ingen på instituttet tjekker, hvor din lydfil ligger. Det gør du. AU og CBS skriver begge, at du kan få brug for fortegnelsen, hvis Datatilsynet kontrollerer universitetet. Den er altså ikke papirarbejde for papirarbejdets skyld, men det dokument, der viser, hvad du indsamlede, og hvorfor.

Hvad skal samtykket indeholde?

Samtykket er dit grundlag for at optage, og det skal være på plads, før du trykker på optag. Universiteterne er enige om rækkefølgen, men ikke helt om formen.

• Skriftligt på AU og CBS. AU kræver en underskrevet samtykkeerklæring, før du indsamler eller behandler oplysningerne, og du skal give informanten en kopi. CBS stiller de samme to krav og skriver, at samtykket til et interview skal hentes før interviewet.
• Anbefalet på skrift på SDU. SDU anbefaler skriftligt samtykke, fordi du skal kunne bevise, hvad der er givet samtykke til, men skriver også, at et mundtligt samtykke er lige så gyldigt. Samtykket skal være specifikt, frivilligt, utvetydigt og informeret.
• Retten til at trække det tilbage. SDU skriver, at informanten skal kende den ret, før samtykket gives, og at det ikke må være sværere at trække samtykket tilbage end at give det. Trækker nogen det tilbage, skal du slette oplysningerne om personen.
• Programmet skal nævnes. AU Library råder dig til at fortælle informanterne, at du transskriberer med AI, og gerne nævne programmet. Biblioteket skriver, at det med fordel kan stå i den samtykkeerklæring, du alligevel bruger.
• To skabeloner på RUC. RUC har en samtykkeerklæring til almindelig brug, som interviews, og en til optagelser af lyd, video og billeder.

Interviewer du unge, skriver SDU, at personer på 15 år eller ældre kan give samtykke, hvis de kan forstå informationen og overskue konsekvenserne. Er du i tvivl om børn og forældresamtykke, så tag det med vejlederen, før du går i gang.

Den praktiske pointe er, at samtykket skal dække det, du faktisk gør med optagelsen bagefter. Står transskriberingsværktøjet ikke i erklæringen, har informanten ikke fået at vide, hvor lyden ender. Brug universitetets egen skabelon, hvor den findes, og tilføj en linje om, hvilket program der transskriberer, og hvor filerne opbevares.

Hvilke værktøjer må du transskribere med?

Her bliver reglerne konkrete. En lydfil med et interview indeholder personoplysninger, og uploader du den til en tjeneste, behandler en anden virksomhed den. Universiteterne peger derfor på bestemte løsninger og advarer mod resten.

• AU. AU Library skriver, at du som udgangspunkt aldrig bør bruge AI til klassificeret, følsom, fortrolig eller personlig information. Som studerende har du dog adgang til Whisper Transcription og Transcriber via DeiC Interactive HPC, UCloud, som nogle fakulteter tillader til interviewdata. Psykologi på AU er et af stederne: Whisper eller Transcriber er tilladt, hvis UCloud benyttes. Samme side skriver, at en besvarelse afvises, hvis den viser, at du har sendt personlig information til generative AI-platforme.
• SDU. SDU's bibliotek anbefaler at undersøge Transcriber via UCloud, Word og Amberscript. Om Word skriver biblioteket: "Transskriberingsfunktionen i Word overholder ikke GDPR reglerne!" Transcriber er åben for ansatte og studerende, og bibliotekets AI-guide skriver, at filerne gemmes på SDU's egen server. Amberscript kan kun ansatte få adgang til, mod betaling.
• RUC. RUC's bibliotek skriver, at du ikke bør bruge Google Drive, Dropbox og andre offentlige cloudtjenester til forskningsdata, især ikke når der er personoplysninger, og henviser til RUC's serviceportal for de transskriberingsværktøjer, RUC aktuelt anbefaler.
• KU. Københavns Universitetsbiblioteks side med værktøjer til forskere beskriver Transcriber på UCloud som et værktøj, der kan bruges til følsomme data, og beder dig følge KU's retningslinjer for følsomme data.
• AAU. CLAAUDIA på AAU lancerede Whisper Transcription på UCloud. Nyheden fra november 2023 skriver, at værktøjet ligger frit tilgængeligt for alle med et WAYF-login, også studerende, og at data opbevares på danske servere hos DeiC.

Mønsteret er tydeligt. Universiteterne peger på værktøjer, der kører på UCloud, og SDU's bibliotek begrunder det med, at filerne gemmes på SDU's egen server. Af de kommercielle tjenester nævner SDU's bibliotek Word, som det skriver ikke overholder GDPR, og Amberscript, som kun ansatte kan få adgang til. SDU's bibliotek slutter med at bede dig tjekke reglerne for AI og data med dit studie, dit institut eller din vejleder, og det er det rigtige første skridt overalt.

Tillader din uddannelse et kommercielt værktøj, er spørgsmålene de samme som ved alle andre apps: hvor lyden behandles, hvor længe den gemmes, og om informanten har sagt ja til netop det. Vi sammenligner de mest brugte på pris, dansk og databehandling i alternativer til Good Tape.

Hvor må lydfilen og transskriptionen ligge?

Opbevaring er den regel, der er lettest at bryde uden at opdage det. En optagelse på telefonen kan blive kopieret videre til en cloud, du ikke tænker over, og en transskription sendt på mail ligger nu to steder. Universiteterne siger ret præcist, hvad de godkender.

Læg mærke til forskellen mellem AU's to sider. IT-siden godkender OneDrive, hvis fortrolige eller følsomme data er pseudonymiseret eller anonymiseret. Bibliotekets side om AI går længere og siger, at filer med persondata kun bør ligge på UCloud. På AU hører et råt interview med fortrolige oplysninger altså ikke til på OneDrive, før du har fjernet det, der identificerer informanten.

Skellet mellem, hvor en fil lagres, og hvor den behandles, gælder også for de apps, du bruger privat. En tjeneste kan gemme dine filer i EU og stadig sende lyden til en leverandør i USA. Det er forklaret i GDPR og dine studiedata, og det er det første, du skal tjekke ved ethvert værktøj, der ikke står på din uddannelses liste.

Hvor detaljeret skal transskriptionen være?

Det bestemmer din analyse, ikke værktøjet. Aarhus Universitets Metodeguide om transskription beder dig beslutte detaljegraden, før du begynder, og nævner gestik og småord som øh og hmm som eksempler. Et øh kan vise, at informanten skal tænke over svaret. Jo mere du tager med, jo mere har du at analysere, men jo længere tager arbejdet.

Metodeguidens side om transskribering af interviews nævner indholdsanalyse på tværs af mange interviews som et tilfælde, hvor du er nødt til at transskribere. Skal ikke-sproglige ytringer og pausernes nøjagtige længde også med, tager det længere, og guiden henviser til en særlig procedure fra samtaleanalysen. Aftal niveauet med vejlederen, og beskriv det i metodeafsnittet, så censor ved, hvad teksten er.

Tiden er den del, der vælter en specialeplan. Metodeguiden giver to bud på to sider. Det ene er 5 til 10 minutters arbejde per minut tale, afhængigt af hvor erfaren du er. Det andet er 3 til 5 gange interviewets længde, afhængigt af lydkvalitet og antal deltagere. Efter den første er et interview på en time 5 til 10 timers arbejde, efter den anden 3 til 5 timer.

En maskine flytter arbejdet, men fjerner det ikke. AU Librarys vejledning til Whisper Transcription på UCloud, en PDF fra februar 2024, skriver, at automatiske transskriptioner ofte indeholder fejl, der skal rettes manuelt, og at talegenkendelse ikke altid fanger tone og følelser. Programmet rydder også op, så fyldord fjernes. Skal dine øh'er bruges i analysen, må du sætte dem ind igen, mens du lytter.

Skal transskriptionerne med i bilag?

Det afhænger af uddannelsen, og forskellen kan koste dig anslag. Fire eksempler viser spændet.

• Statskundskab og samfundsfag, AU. De formelle krav til specialet sætter omfanget til højst 224.000 anslag, og her tæller bilag med. Datafiler og anden dokumentation af metodiske valg kan afleveres uden at tælle med. Fagets undervisere angiver, hvilken dokumentation eksamen kræver, og bilagene bruges kun til at efterse metoden i tvivlstilfælde.
• Jura, AU. Kravene til specialet på jura holder bilag uden for optællingen af de højst 120.000 anslag. Speciale og bilag samles i én PDF, mens materiale som lyd og video uploades som ekstra materiale.
• Det Humanistiske Fakultet, KU. Den fælles studieordning med ikrafttræden 1. september 2025 regner noter med i omfanget af hjemmeopgaver, herunder kandidatspecialet, men ikke bilag.
• Jura, KU. Kravene til specialet, som Det Juridiske Fakultet beskriver dem for censorerne, holder "eventuelle bilag af dokumentarisk art" uden for tegntællingen.

To ting følger af det. Du kan ikke flytte analyse ud i bilag for at spare plads, for AU statskundskab skriver direkte, at indhold, der skal bedømmes, skal stå i selve opgaven. Og citater i selve teksten tæller med i omfanget. Spørg vejlederen tidligt, om fulde transskriptioner skal med, eller om et udvalg og en beskrivelse af metoden er nok. Bilagene læses af vejleder og censor, så anonymisér dem som citaterne.

Hvordan anonymiserer du et interview?

Start med forskellen på to ord, der ofte bruges, som om de betød det samme. Datatilsynet skriver, at anonymiserede data ikke er omfattet af databeskyttelsesreglerne, fordi de ikke kan knyttes til en fysisk person. Pseudonymiserede oplysninger kan stadig føres tilbage til personen ved hjælp af yderligere oplysninger, der opbevares et andet sted.

For et interview betyder det konkret: Erstatter du navnet med Informant 3 og gemmer en liste over, hvem Informant 3 er, er transskriptionen pseudonymiseret og stadig personoplysninger. AU beskriver data fra et forskningsprojekt som anonyme, når nøglen, der forbinder personen med oplysningerne, er slettet. Datatilsynet kalder begge processer vanskelige, fordi de kræver forståelse for, hvordan personer kan identificeres.

• Citater må ikke pege på én person. AU's Metodeguide om interviews skriver, at citater ikke må kunne føres tilbage til den enkelte respondent. Et navn er let at fjerne. En stillingsbetegnelse på en lille arbejdsplads kan være nok til at afsløre, hvem der taler.
• Pseudonymisér, før filen flyttes. På AU er det et krav, før fortrolige eller følsomme data må ligge på OneDrive. Datatilsynets eksempel er, at de oplysninger, der kan identificere, ligger i et andet system end datasættet.
• Behold nøglen, til du må slette. Trækker en informant samtykket tilbage, skal du kunne finde og slette netop vedkommendes data. SDU beder dig navngive filerne systematisk af den grund.

Hvordan gør du i praksis, fra første mail til sletning?

Rækkefølgen herunder samler reglerne fra siderne ovenfor. Tjek din egen uddannelses side for de steder, hvor den er strengere.

Før interviewet

1. Læs din uddannelses regler for persondata og AI, og spørg vejlederen, hvilket transskriberingsværktøj der er tilladt.
2. Læg en plan for, hvor data skal opbevares, hvordan du får samtykke, og hvornår du sletter. SDU beder dig have den plan, før du indsamler noget.
3. Skriv fortegnelsen over behandlingen. AU har en skabelon, og CBS beder dig gemme din på OneDrive.
4. Lav samtykkeerklæringen med universitetets skabelon, og skriv programmet og opbevaringen ind.
5. Skriver I sammen, så underskriv aftalen om fælles dataansvar.
6. Skær interviewguiden til. SDU kalder det dataminimering: du må kun indsamle de oplysninger, du har brug for.

Under interviewet

Få underskriften, før optageren kører, og giv informanten en kopi. AU skriver, at du ikke må indsamle eller behandle personoplysninger, før samtykkeerklæringen er skrevet under. Optag på udstyr, du har styr på. Låner du udstyr af AU, er du selv ansvarlig for indholdet og skal slette optagelserne fra udstyret efter brug. CBS kræver, at udstyret er beskyttet med adgangskode.

Stil ikke spørgsmål, du ikke har brug for svar på. Hver ekstra personlig detalje er noget, du bagefter skal pseudonymisere, opbevare og slette.

Efter interviewet

1. Flyt lyden til den godkendte løsning hurtigst muligt, og slet den på optageren. Det beder både AU Library og SDU om.
2. Transskribér i det værktøj, din uddannelse har godkendt, eller i hånden.
3. Lyt hele optagelsen igennem med teksten foran dig, og ret. Det gælder især en automatisk transskription.
4. Pseudonymisér navne og identificerende detaljer, og gem nøglen adskilt fra teksten.
5. Overvej at sende transskriptionen til informanten. AU Library nævner det som en måde at sikre retten til at få forkerte oplysninger rettet.

Når karakteren er givet

Slet. AU, SDU og CBS har samme frist: når opgaven er bedømt, og klagefristen er udløbet. Det gælder lyden, transskriptionerne med navne og nøglen. SDU tilføjer, at samtykkeerklæringer kun gemmes, så længe data behandles, altså til alt er slettet eller anonymiseret. Hvornår klagefristen løber ud, står i sådan fungerer eksamen på danske universiteter. Sæt påmindelsen i kalenderen den dag, du afleverer.

Hvor Notibo passer ind

Notibo er ikke et af de værktøjer, universiteterne ovenfor nævner til interviewdata, og det skal du vide, før du overvejer den. Den transskriberer 89 sprog, dansk med, og transskriptionen er på det sprog, der tales. Filerne lagres i EU hos Supabase i Frankfurt, men selve transskriptionen og AI-noterne kører hos amerikanske processorer under standardkontraktbestemmelser. Når transskriptionen er gemt, slettes lydfilen fra lageret. Fejler behandlingen, gemmes lyden i en begrænset periode, så optagelsen kan prøves igen.

Et interview forlader altså EU for at blive behandlet, og det er den slags AI-tjeneste, AU Library som udgangspunkt fraråder til personlige oplysninger. Følg derfor din uddannelses regler først. Upload ikke interviews med følsomme personoplysninger, medmindre din uddannelse tillader værktøjet, og informanterne har fået det at vide i samtykkeerklæringen. Leverandørerne står i privatlivspolitikken.

Hvor Notibo passer bedre i et specialeforløb, er alt det, der ikke er interviews. Den laver PDF-, PPTX- og DOCX-filer om til noter og flashcards med spaced repetition, så metodelitteraturen kan læses aktivt. Har både uddannelsen og informanterne sagt ja til værktøjet, kan du lægge lydfilen ind i Notibo, og transskription og noter kan eksporteres som PDF eller Word til den godkendte opbevaring. Upload er begrænset til 50 MB, og en optagelse kan vare op til to timer. Pro er gratis i 14 dage uden betalingskort, med 240 minutters optagelse. Bagefter giver gratisplanen 30 minutters optagelse om måneden, og Pro koster 79 kr. om måneden eller 699 kr. om året.